Imaginez que vous soyez en classe et que le cours vienne de commencer. Tout à coup, un inconnu débarque nu dans la salle et se met à courir. Impensable n’est-ce pas ? En temps normal oui. Cependant, cela s’est produit en Norvège il y a deux semaines, dans une salle de classe en ligne. C’est pourquoi, à l’ère du bureau à domicile et de l’apprentissage à distance, il est important de rester prudent et de respecter quelques règles de base lors de vidéoconférences.

Sécurisez vos conversations vidéo en ligne

Comment cela a-t-il pu se produire en Norvège ? Le cours avait lieu sous forme de réunion en ligne accessible à toutes les personnes disposant du code. Ce code étant facile à deviner, un hacker malintentionné a pu se connecter au cours.

La plateforme de vidéoconférence « Zoom », qui est très appréciée en ce moment grâce à son utilisation simple, fonctionne selon un principe similaire et il arrive fréquemment que des inconnus apparaissent dans le flux. Ce phénomène est appelé « zoombombing ».

Un problème semblable peut-il avoir lieu au Luxembourg ? En principe, oui. La plupart du temps, « Zoom » est utilisé dans la sphère privée et son utilisation est déconseillée pour les écoles et les entreprises à cause des éventuels dangers qui l’accompagnent. Différentes entreprises comme SpaceX ou Google ont d’ailleurs formellement interdit à leurs collaborateurs d’installer Zoom sur leur ordinateur de travail. Pour les réunions en ligne et l’enseignement à distance, il est recommandé d’utiliser des plateformes sécurisées, qui respectent la vie privée de l’utilisateur et qui offrent un espace de discussion virtuel plus sûr. Même pour les vidéoconférences uniques, il est préférable d’inviter chaque participant individuellement. Il n’y a que de cette manière que vous pourrez garantir que la réunion reste privée et sécurisée.

Préparez vos vidéoconférences en amont

Une fois que la sécurité et la protection des données est effective, vous pouvez alors vous consacrer à la vidéoconférence. Elles se déroulent souvent comme des heures de cours normales en classe ou des réunions au bureau. Les interruptions involontaires peuvent toujours arriver lorsque l’on oublie de couper la sonnerie de son smartphone, de sa tablette ou de son ordinateur. L’idéal est d’activer la fonction “ne pas déranger” sur son appareil pour couper toutes les notifications.

En outre, il est important de faire attention à son environnement. Votre bureau n’est pas en ordre et vous n’avez pas le temps de le ranger ? Beaucoup d’applications de vidéoconférence offrent la possibilité de flouter l’arrière-plan avec un logiciel ou de le remplacer par un autre.

Le choix de vos vêtements joue également un rôle : en effet, des vêtements avec des motifs trop petits peuvent provoquer des clignements d’yeux et les vêtements trop brillants peuvent distraire l’interlocuteur.

Pensez aussi aux aspects techniques

Les vidéoconférences comprennent aussi des aspects techniques et logistiques qu’il est utile de prévoir : si l’on participe pour la première fois à une vidéoconférence ou que l’on en organise une, il faut absolument tester au préalable les logiciels et le matériel nécessaires pour s’assurer que tout fonctionne.

Lors d’une vidéoconférence, l’orateur doit être au premier plan. Entendre un membre de la famille pleurer, un chien aboyer, un voisin tondre sa pelouse ou le pot d’échappement d’une voiture peut distraire les participants. Pour cette raison, il est important de trouver une pièce au calme et à l’abri de toutes sources de dérangement pour que tous les intervenants puissent se comprendre.

Si vous souhaitez partager votre écran avec d’autres personnes, pensez à faire le tri sur le bureau de votre ordinateur. Les fonds d’écran personnels et les fichiers déposés sur le bureau en dévoilent souvent plus sur nous que nous ne le souhaiterions. Dans certains cas, cela peut conduire au cyberharcèlement ou à la fuite de données. C’est également le cas pour ce que l’on appelle la fonction de saisie semi-automatique (AutoComplete-Feature) qui complète automatiquement une adresse dans le navigateur web. Si vous trouvez le ménage numérique et le mode privé de votre navigateur trop compliqué, vous pouvez aussi ouvrir une deuxième session utilisateur sur votre ordinateur que vous n’utiliserez que pour les vidéoconférences.

Si vous devez partager ou montrer des fichiers pendant la vidéoconférence, ces documents doivent être facilement accessibles. En cherchant pendant de longues minutes les bons fichiers sur votre disque dur, vous risquez de perdre l’attention des autres participants.

Respectez les règles de bienséance pendant la vidéoconférence

La communication pendant une vidéoconférence est parfois plus compliquée qu’un vrai face à face pour des raisons techniques. Il est d’autant plus important de faire attention aux aspects suivants :

• pendant les vidéoconférences aussi il convient d’être attentif. Il est désagréable de voir que le regard des participants se dirige vers le clavier ou qu’il passe sans cesse de l’écran au smartphone.
• si les bruits de fond sont trop forts, pensez à couper le micro et à le rallumer pour dire quelque chose.
• en cas de problème, parlez-en discrètement dans le tchat pour ne pas interrompre la conversation.
• puisqu’il est parfois difficile de savoir si un orateur a fini de parler, il faut se montrer patient et ne pas lui couper la parole. Différentes applications permettent aux participants de se donner virtuellement la parole. Il est aussi possible de se mettre d’accord sur d’autres signaux au préalable, comme rallumer le micro pour reprendre la parole.
• comme tout le monde n’a pas toujours le temps de participer à une vidéoconférence organisée à un moment précis, un bon nombre d’applications de vidéoconférence proposent une fonction enregistrement. De cette manière, vous pouvez enregistrer toute la réunion et la visionner plus tard. Dans cette situation, la protection de la vie privée est importante : avant d’enregistrer la conférence, chaque participant doit en être informé, et dans le meilleur des cas, donner son consentement.

Voilà, vous êtes fin prêt(e) pour votre prochaine vidéoconférence !

Sources : betterinternetforkids.eu, citizenlab.ca, lemonde.fr, praxistipps.chip.de