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Auf was man bei Videokonferenzen achten sollte!

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Stellen Sie sich vor, es ist gerade Unterricht. Plötzlich rennt ein Unbekannter nackt durch das Klassenzimmer. Unvorstellbar? Normalerweise schon. Doch in Norwegen ist eben dies vor zwei Wochen passiert, in einem online Klassenzimmer. In Zeiten des Home Office und des Lernens auf Distanz gilt es deshalb, vorsichtig zu sein und einige Grundregeln zu beachten.

Schützen Sie Ihre Online-Videokonversationen

Wie konnte das in Norwegen passieren? Der Unterricht fand in einem online Meeting statt, auf das jeder zurückgreifen konnte, wenn er den Code mitgeteilt bekam. Dieser Code konnte jedoch auch erraten werden, und so war es einem Hacker gelungen, sich in diese Unterrichtsstunde einzuloggen. Die Videokonferenzplattform Zoom, die momentan wegen ihrer einfachen Benutzerführung sehr beliebt ist, funktioniert nach einem ähnlichen Prinzip, und das unerwünschte Auftreten von Fremden in Streams passiert dort so häufig, dass dieses Phänomen den Namen Zoombombing trägt.

Könnte dies also auch ein Problem hier in Luxemburg werden? Im Prinzip schon. Zoom wird im privaten Umfeld gerne benutzt, aber wegen der potentiellen Gefahren wird Schulen und Firmen von dieser Plattform abgeraten. Verschiedene Firmen wie SpaceX oder Google haben ihren Angestellten sogar explizit verboten, Zoom auf ihren Arbeitsrechnern zu installieren. Für online Treffen und Fernunterricht wird daher der Einsatz von gesicherten Plattformen empfohlen, die die Privatsphäre der Benutzer berücksichtigen und die virtuellen Diskussionsräume besser absichern. Auch sollten für die einzelnen Videokonferenzen ausschließlich die Teilnehmer eingeladen werden, die für das Treffen notwendig sind; nur so können die Treffen privat und gesichert bleiben.

Bereiten Sie Ihre Videokonferenzen im voraus vor

Sind Sicherheit und Datenschutz geklärt, kann man sich der eigentlichen Videokonferenz widmen. Videokonferenzen verlaufen in vielerlei Hinsicht wie normale Unterrichtsstunden im Klassenzimmer oder Meetings im Bürogebäude. Ungewollte Störungen können vermieden werden, indem man auf seinem Smartphone, Tablet oder Laptop Benachrichtigungen und Klingeltöne ausschaltet. Am besten ist es, die „Bitte nicht stören“-Funktion des Geräts zu aktivieren, um alle Benachrichtigungen auf einmal auszuschalten.

Zusätzlich sollte man auf die Umgebung achten. Ist etwa zu viel Unordnung im Arbeitszimmer und keine Zeit mehr zum Aufräumen? Viele Konferenz-Apps bieten die Möglichkeit, den Hintergrund per Software auszublenden oder durch ein anderes Hintergrundbild zu ersetzen.

Die Kleiderwahl spielt ebenfalls eine Rolle: Zu klein gemusterte Kleidung kann auf einer Kamera ein unangenehmes Flackern verursachen, und zu grelle Kleidung kann vom Sprecher ablenken.

Denken Sie auch an die technischen Aspekte!

Natürlich gibt es bei Videokonferenzen auch technische und logistische Aspekte, die man im Voraus berücksichtigen soll: Falls man zum allerersten Mal an einer Videokonferenz teilnimmt oder gar selber eine Konferenz organisiert, sollte man unbedingt die benötigte Software und Hardware im Voraus ausprobieren, um sicherzugehen, dass alles klappt.

Bei einer Videokonferenz sollen die Redner im Vordergrund stehen. Schreiende Familienmitglieder, bellende Hunde, rasenmähende Nachbarn und aufgemotzte Autos lenken ab. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, einen Raum zu finden, der ruhig genug ist, damit alle Teilnehmer sich verstehen.

Wer seinen Bildschirm mit anderen Teilnehmern teilt, sollte ebenfalls seinen virtuellen Schreibtisch aufräumen. Mit persönlichen Hintergrundbildern und auf dem Schreibtisch verstreuten Dateien verrät man oft viel mehr über sich selbst, als einem vielleicht lieb ist; in manchen Fällen kann dies zu Cybermobbing oder Datenklau führen. Das Gleiche gilt auch für das sogenannte AutoComplete-Feature, das im Webbrowser Adressen vervollständigt. Wem digitales Aufräumen und Privatmodus im Browser zu kompliziert sind, der kann in seinem Betriebssystem auch ein zweites Benutzerkonto anlegen, das nur für Videokonferenzen benutzt wird.

Müssen im Laufe einer Videokonferenz Dateien geteilt oder gezeigt werden, sollten diese Dokumente griffbereit sein. Wer minutenlang nach bestimmten Dateien auf seiner Festplatte suchen muss, verliert schnell das Interesse der anderen Teilnehmer.

Respektieren Sie allgemeine Anstandsregeln während den Videokonferenzen

Die Kommunikation in einer Videokonferenz ist aus technischen Gründen teilweise schwieriger als im echten Leben; umso wichtiger ist es daher, auf folgende Aspekte zu achten:

  • Auch bei Videokonferenzen sollte man seinem Gegenüber seine volle Aufmerksamkeit schenken. Es fällt unangenehm auf, wenn auf der Tastatur rumgeklimpert wird oder der Blick ständig vom Bildschirm zum Smartphone wechselt.
  • Falls die Hintergrundgeräusche zu laut sind, sollte man das Mikrofon ausschalten und es erst dann wieder einschalten, wenn man etwas sagen möchte.
  • Falls es Probleme gibt, sollte man diskret im Chat auf diese hinweisen und nicht das laufende Gespräch unterbrechen.
  • Weil es oft schwierig ist, festzustellen, wann jemand fertig ist, muss man bei Videokonferenzen geduldig sein, um anderen nicht ungewollt ins Wort zu fallen. Verschiedene Anwendungen erlauben es den Teilnehmern, virtuell die Hand zu heben, aber man kann sich auch auf andere Signale einigen, wie zum Beispiel das Wiedereinschalten des Mikrofons, um dann das Wort zu ergreifen.
  • Weil vielleicht nicht immer alle Teilnehmer Zeit haben, bieten viele Konferenz-Apps eine Aufzeichnungsfunktion So können ganze Treffen aufgezeichnet und später wieder abgespielt werden. In dieser Situation ist der Schutz der Privatsphäre wichtig: Ehe eine Konferenz aufgezeichnet wird, sollte jeder Teilnehmer darauf hingewiesen werden und bestenfalls auch seine Zustimmung geben.

Mit diesen Tipps und Vorbereitungen sind Sie jetzt bereit für die nächste Videokonferenz.

 

Quellen: betterinternetforkids.eu, citizenlab.ca, lemonde.fr, praxistipps.chip.de

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